Privacyverklaring 

Inleiding
VTV Florence Nightingale hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige relevante wetgeving, waarbij transparantie en veiligheid centraal staan.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, met welk doel we dit doen en hoe we deze beschermen.

Welke gegevens verwerken wij?
De gegevens die we bij een (aspirant)tuinlidmaatschap verwerken zijn:
- Identificatiegegevens: Voornaam, voorletters, achternaam, geboortedatum
- Contactgegevens: Woonadres, telefoonnummer(s) en emailadres
- Lidmaatschapsgegevens: Datum aanvang lidmaatschap, HB-nummer, tuinnummer en eventueel de naam van de mee-tuinierende partner.
- Bankrekeningnummer: dit nummer wordt alleen bewaard in het aparte boekhoudprogramma.

Deze gegevens worden gebruikt voor het voeren van een correcte ledenadministratie, het informeren van (kandidaat-)leden en donateurs en administratieve taken.

Hoe verkrijgen we deze gegevens?
Wij verkrijgen deze gegevens via rechtstreekse verstrekking bij inschrijving, indirect via de Haagse Bond van Amateurtuindersverenigingen en via digitale interacties via e-mail en onze website.

Gegevens website bezoek
Onze website verzamelt gegevens om de site te verbeteren. Persoonlijk informatie (IP-adres) wordt geanonimiseerd door zogeheten IP-masking alvorens die wordt verwerkt en is dus niet verbonden aan persoonlijke gegevens.

Met wie delen we gegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk en alleen met:
- Haagse Bond van Amateurtuindersverenigingen (HB),
- Algemene Vereniging van Volkstuinders Nederland (AVVN)
- Schadeverzekeraar voor het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst.
Alle organisatie met wie wij gegevens delen hebben een privacy verklaring op hun website staan.

Beeldmateriaal
Er worden geen foto’s of filmopnamen gemaakt van personen zonder dat ze daarmee hebben ingestemd. Foto’s worden niet gebruikt voor communicatie doeleinden (zoals op de website, social media, gebruik op folders/posters of in het verenigingsblad) zonder dat daarmee door de geportretteerden is ingestemd.

Hoe lang bewaren we gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Gegevens van oud-leden worden twee jaar na het lidmaatschap uit de actieve ledenadministratie verwijderd. Voor het organiseren van toekomstige reünies en het vieren van verenigingsjubilea, bewaren wij naam en e-mailadres uitsluitend na expliciete toestemming.
Financiële gegevens bewaren we zeven jaar conform fiscale verplichtingen. Foto’s en filmmateriaal bewaren we tot toestemming tot gebruik of bewaring wordt ingetrokken.

Hoe beschermen we gegevens?
Wij nemen uitgebreide maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.
Binnen de vereniging is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens en het toepassen van de wet. De persoonsgegevens zijn opgenomen in bestanden onder beheer van Dagelijks Bestuur en zodanig beveiligd dat inzien of verkrijgen door onbevoegden is uitgesloten. Overige bestuursleden hebben beperkte toegang tot persoonsgegevens. Aan andere (commissie-)leden wordt, indien noodzakelijk voor de vervulling van hun taken binnen de vereniging, uitsluitend voornaam, achternaam en emailadres verstrekt. Het tuinlid dat “lief en leed” verzorgt, heeft inzage in de woonadressen om kaarten of attenties re versturen.

Hoe beveiligen we gegevens?
De ICT-systemen waarmee we bestanden met persoonsgegevens bewaren of waarmee we toegang kunnen krijgen tot deze bestanden, zijn afdoende beveiligd tegen hacken, virussen en malware.
Voor het beheer van onze IT-omgeving maken wij gebruik van gespecialiseerde ICT-dienstverleners. Indien deze partijen toegang hebben tot persoonsgegevens, gebeurt dit uitsluitend voor het uitvoeren van hun dienstverlening en onder passende contractuele afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst.

Rechten van betrokkenen
Betrokken hebben de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:
- Recht op inzage: Opvragen welke persoonsgegevens worden verwerkt.
- Recht op correctie: Onjuiste gegevens laten aanpassen
- Recht op verwijdering: Verzoeken om gegevens te laten verwijderen, mits wettelijk toegestaan.
- Recht op bezwaar: Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Communicatie van de Privacyverklaring
Wij communiceren de privacyverklaring via de website van de vereniging. Wijzigingen in de privacyverklaring worden vermeld in een nieuwsbrief.

Wijzigingen in de privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast aan veranderende regelgeving en organisatorische wijzigingen.

Vragen of verzoeken?
Neem contact op met het bestuur via een email aan bestuur@vtvflorencenightingale.nl

VTV Florence Nightingale
Oktober 2026